Conhecendo a ferramenta 5W2H e como ela é utilizada

Olá amigos! Neste mês iremos falar sobre o plano de execução 5W2H e como ele é utilizado.

A ferramenta 5W2H coloca em prática a execução de um plano que auxilia na preparação de novas atividades, este método usa uma série de perguntas que ajudará a organização na tomada de decisões, ações e na atribuição de responsabilidades. São elas: o que fazer, por que fazer, onde fazer, quando fazer, quem irá fazer, como fazer e quanto custará.

Extremamente útil para empresas, pois se faz uma tabela do que precisará ser feito para a atividade, sem deixar duvidas, o que facilita a agilidade da atividade.

O nome desta ferramenta se dá por juntas a primeira letra dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizados neste processo.

•  What – O que fazer? (etapas)

•  Quais os resultados dessa atividade?

•  Quais atividades são dependentes dessa?

•  Quais atividades são necessárias para o início desta?

•  Quais os insumos necessários?

•  Why – Por que fazer? (justificativa)

•  Por que essa atividade é necessária?

•  Por que essa atividade não pode fundir com outra atividade?

•  Por que A, B e C foram escolhidos para executar essa atividade?

•  Where – Onde fazer? (local)

•  Onde a atividade será executada?

•  Onde serão feitas as reuniões presenciais da equipe?

•  When – Quando fazer? (tempo)

•  Quando será o início da atividade?

•  Quando será o término?

•  Quando serão as reuniões presenciais?

•  Who – Por quem será feito? (responsabilidade)

•  Quem executará determinada atividade?

•  Quem depende da execução dessa atividade?

•  Essa atividade depende de quem para ser iniciada?

•  How – Como fazer? (método)

•   Como essa atividade será executada?

•  Como acompanhar o desenvolvimento dessa atividade?

•  Como A, B e C vão interagir para executar essa atividade?

•  How much – Quanto custará fazer? (custo)

•  Quanto custará essa atividade?

Existem outros dois tipos de nomenclaturas para esta ferramenta, é o caso do 5W1H que se exclui o “H” do “How much”, e o caso do 5W3H que se inclui o “H” do “How many” (quantos).

Para utilizar esta ferramenta você precisa estabelecer uma estratégia para identificar soluções para os problemas da sua empresa que você queira sanar. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

•  Ter certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;

•  Ter certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;

•  É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

Um exemplo de como implantar esta ferramenta, é você responder as sete perguntas acima com extrema clareza e objetivo, para não haver dúvidas. Logo depois você deve criar uma tabela explicativa com tudo o que foi planejado, tentando ao máximo especificar cada etapa do processo, caso contrário a ferramenta não ajudará.

Cartas de controle para variáveis

Cartas de controle para variáveis são poderosas ferramentas que podem ser utilizadas quando as medições de um processo estão disponíveis. Exemplos disto poderia ser o diâmetro de um rolamento, o esforço para fechar uma porta, ou o tempo para se revisar um certificado. Cartas para variáveis – e especialmente suas formas mais comuns, as cartas (X-barra) e R – representam a aplicação típica do controle do processo através de cartas de controle.

Cartas de controle para variáveis são particularmente úteis por diversas razões:

•  A maioria dos processos e seus resultados possuem características que são mensuráveis, por isso seu potencial de aplicação é grande.

•  Um valor quantitativo (ex.: “o diâmetro é 16.45 mm”) contém mais informação do que uma simples declaração Sim – Não (ex.: “o diâmetro está conforme à especificação).

•  Apesar da obtenção de dados medidos serem geralmente mais oneroso que um dado do tipo “Passa - Não Passa”, menores quantidades de peças precisam ser verificadas para se obter mais informação sobre o processo, então, em alguns casos, o custo total de medição pode ser menor.

•  Pelo fato de ser necessário verificar menos peças antes de tomar decisões confiáveis, o intervalo de tempo entre a produção de peças e ações corretivas pode ser freqüentemente reduzida.

•  Com dados do tipo variáveis, o desempenho de um processo pode ser analisado e a melhoria pode ser quantificada, mesmo se todos os valores individuais estiverem dentro dos limites de especificação; isto é importante na busca de melhoria contínua.

As cartas para variáveis podem explicar dados do processo em termos de dispersão (variabilidade peça-a-peça) e localização (média do processo). Por causa disto, cartas de controle para variáveis deveriam sempre ser preparadas e analisadas aos pares – uma carta para localização e outra para dispersão. O par mais comumente utilizado é o das cartas e R. é a média dos valores em pequenos subgrupos – uma medida de localização; R é a amplitude dos valores dentro de cada subgrupo (o maior menos o menos) – uma medida de dispersão.

Aguardem até o próximo mês!!!