CEP - Controle Estatístico de Processo
Ano V - Nº 49 - Janeiro/2008
A documentação dos processos para obtenção da melhoria contínua

Neste informativo, apresentamos um resumo do artigo "A documentação dos processos para obtenção da melhoria contínua", escrito por Ângela França Pedrinho, diretora-técnica da A&G Tecnologia Comunicação, e publicado na edição de outubro de 2007 da revista Banas Qualidade.

O início da implantação do sistema de qualidade numa organização ocorre com a documentação dos procedimentos, conforme as exigências das normas da série ISO 9000, planejando e definindo como cada atividade da organização é realizada.

Os tipos de documentos utilizados para registrar um sistema da qualidade são os seguintes:

  • manual da qualidade;
  • procedimentos;
  • instruções de trabalho; e
  • registros da qualidade.

Manual da qualidade

É o documento mais genérico e apresenta a política, os objetivos e uma descrição concisa das diretrizes básicas para o planejamento e administração das atividades realizadas pela organização.

Normalmente, é utilizado como fonte de referência permanente para a implementação e/ou manutenção do sistema da qualidade, para orientar a criação de novos documentos e facilitar a comunicação sobre a forma de gerenciamento da qualidade, tanto internamente como junto aos clientes, auditores, etc.

Procedimentos

Documentos que detalham as diretrizes contidas no manual indicando como a organização faz para executar suas atividades rotineiras de maneira a cumprir as políticas básicas planejadas.

Algumas vezes, há a impressão de que elaborar a documentação das atividades organizacionais se trata de um trabalho inútil, porque a equipe de desenvolvimento da documentação é formada pelos próprios responsáveis pelas atividades, que acreditam que não há a necessidade de descrever as atividades que realizam todos os dias. Porém, a elaboração dos procedimentos ajuda a descobrir falhas, duplicação de atividades, etc., estimula o trabalho em equipe e permite que dúvidas sejam eliminadas e novos procedimentos sejam criados.

Instruções de trabalho

Documentos de nível operacional que detalham a execução das atividades rotineiras.

Registros da qualidade

Demonstram o nível de qualidade atingido pela organização. Nada mais são do que os documentos produzidos pela organização no exercício de suas atividades e que devem ser conservados em função do seu valor. Devem ser armazenados e mantidos de forma que sejam prontamente recuperáveis.

Há ainda mais duas justificativas relevantes para a organização buscar a melhoria por meio da documentação de seus processos. A padronização na maneira de execução das atividades de seu dia-a-dia, mesmo com a mudança de colaboradores, e a utilização nos treinamentos de novos funcionários ou na reciclagem dos já experientes.

Os manuais da qualidade, de procedimentos e de instruções de trabalho permitem planejar como será o trabalho. Pode-se checar os resultados do planejamento dos processos pelos registros da qualidade e atuar corretivamente por meio de propostas de novos métodos de trabalho que serão colocadas em prática com as revisões atualizadas dos procedimentos ou mesmo do manual da qualidade, quando necessário. Esse é o real objetivo de se documentar garantindo um sistema da qualidade nas organizações.

    Fonte:
  • Ângela França Pedrinho, Banas Qualidade, Outubro/07. p. 60

 


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Separatrizes

Além das medidas de posição que estudamos, há outras que, consideradas individualmente, não são medidas de tendência central, mas estão ligadas à mediana relativamente à sua característica de separar a série em duas partes que apresentam o mesmo número de valores.

Essas medidas - os quartis, os decis e os percentis - são, juntamente com a mediana, conhecidas pelo nome genérico de separatrizes.

Quartis – Q

Denominamos quartis os valores de uma série que a dividem em quatro partes iguais. Precisamos portanto de 3 quartis (Q1 , Q2 e Q3) para dividir a série em quatro partes iguais.

Obs: O quartil 2 ( Q2 ) SEMPRE SERÁ IGUAL A MEDIANA DA SÉRIE.

Quartis em dados não agrupados

O método mais prático é utilizar o princípio do cálculo da mediana para os 3 quartis. Na realidade serão calculadas "3 medianas" em uma mesma série.

Exemplo 1: Calcule os quartis da série: { 5, 2, 6, 9, 10, 13, 15 }

O primeiro passo a ser dado é o da ordenação (crescente ou decrescente) dos valores: { 2, 5, 6, 9, 10, 13, 15 }

O valor que divide a série acima em duas partes iguais é igual a 9, logo a Mediana igual a 9. Como o segundo quartil é igual à mediana, Q2 = 9.

Temos agora {2, 5, 6 } e {10, 13, 15 } como sendo os dois grupos de valores iguais proporcionados pela mediana (quartil 2). Para o cálculo do quartil 1 e 3 basta calcular as medianas das partes iguais provenientes da verdadeira Mediana da série (quartil 2).

Logo em { 2, 5, 6 } a mediana é = 5 . Ou seja: será o quartil 1. Q1 = 5

em {10, 13, 15 } a mediana é =13 . Ou seja: será o quartil 3. Q3 = 13

Exemplo 2: Calcule os quartis da série: { 1, 1, 2, 3, 5, 5, 6, 7, 9, 9, 10, 13 }

A série já está ordenada, então calcularemos o Quartil 2. Como o número de elementos é par (12 elementos neste exemplo), a mediana corresponde à média aritmética entre os dois valores centrais (5 e 6, no exemplo).

Portanto: Mediana = (5+6)/2 = 5,5

O quartil 1 será a mediana da série à esquerda de Mediana : { 1, 1, 2, 3, 5, 5 }

Q1 = (2+3)/2 = 2,5

O quartil 3 será a mediana da série à direita de Mediana : {6, 7, 9, 9, 10, 13 }

Q3 = (9+9)/2 = 9

Essas medidas são particularmente úteis para dados não simétricos.

Até a próxima edição!

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